Жизнь после Excel: 5 признаков того, что ваша лаборатория переросла электронные таблицы

Давайте будем честны: Microsoft Excel — великая программа. Она гибкая, доступная и спасала нас тысячи раз, когда нужно было быстро посчитать статистику или составить график для отчета.

Для маленькой лаборатории с тремя сотрудниками и десятью пробами в неделю Excel (или Google Таблицы) — вполне рабочий инструмент.

Но лаборатория — это живой организм, и она растет. Растет количество образцов, усложняются методики, ужесточаются требования регуляторов (Росаккредитация, БГЦА, GMP). И в какой-то момент верный помощник Excel превращается в главный тормоз развития. Он становится «узким горлышком», источником ошибок и ночных кошмаров сотрудника лаборатории.

Как понять, что этот момент настал? Вот 5 верных признаков того, что вашей лаборатории пора переходить на профессиональную систему управления (ЛИМС).

Признак 1. Ад версий и конфликт доступа: «Кто открыл файл «Журнал_ Итоговый_ V12_ исправл.xlsx»?!»

Если в вашей лаборатории общий журнал регистрации проб ведется в Excel-файле на сетевом диске, вы знаете эту боль.

Утро начинается с крика: «Коллеги, закройте журнал, мне нужно внести пробу!». Файл постоянно занят в режиме «только для чтения». Потом появляются копии: «Журнал_Маша», «Журнал_Петя_Срочно», и в конце месяца несчастный заведующий лаборатории пытается свести эти версии в единую картину мира.

Диагноз: Excel не предназначен для одновременной работы множества пользователей с одной базой данных.

Жизнь после Excel: ЛИМС - единая база данных на сервере. Хоть 50 человек могут одновременно регистрировать пробы, вносить результаты и строить отчеты, не мешая друг другу.

Признак 2. «Человеческий фактор» и отсутствие валидации

Лаборант провел сложный анализ и получил результат 0,045. Но при переносе данных в Excel рука дрогнула, и в ячейку попало 0,45. Excel безропотно принял эту цифру. Результат ушел в протокол, протокол — заказчику. Последствия могут быть катастрофическими — от забракованной партии продукции до несоответствий и приостановки аттестата аккредитации при проверке.

Электронные таблицы Excel стерпят всё: текст в числовом поле, отрицательное значение там, где его не может быть, или дату из будущего.

Диагноз: В Excel нет встроенных механизмов жесткой валидации (проверки) вводимых данных.

Жизнь после Excel: ЛИМС - cистема знает методику. Она просто не даст сохранить значение 0,45, если допустимый диапазон для этого показателя — от 0,01 до 0,09. Риск опечатки стремится к нулю.

Признак 3. Отчетность занимает больше времени, чем анализы

Конец квартала. Заведующий лабораторией запирается в кабинете на два дня. Его задача — собрать данные из двадцати разных Excel-файлов (журналы разных отделов, файлы с результатами ВЛК, графики поверок оборудования), чтобы подготовить отчет для руководства или подготовиться к ПК (ПОК) и любой другой оценке по подтверждению компетентности.

Это ручной труд: «копировать — вставить — проверить формулу — переформатировать таблицу». Высококвалифицированный специалист тратит время на работу, которую должен делать скрипт.

Диагноз: Данные в Excel разрознены и не структурированы для автоматической отчетности.

Жизнь после Excel: ЛИМС - любой отчет, от квартальной статистики по браку до Карт Шухарта для ВЛК - формируется в два клика. Данные уже в системе, нужно только выбрать шаблон.

Признак 4. Отсутствие аудиторского следа (Audit Trail): «Я ничего не трогал, оно само!»

Это самый страшный сон перед проверкой на соответствие ГОСТ ISO/IEC 17025 или принципам целостности данных (Data Integrity).

Вчера в ячейке с результатом было значение 105, а сегодня там 98. Кто изменил? Когда? А главное — почему? Excel не даст ответа. Вы можете защитить ячейки паролем, но вы не сможете отследить историю изменений. Для аудитора это «красный флаг»: вашим данным нельзя доверять.

Диагноз: Excel не обеспечивает прослеживаемость изменений данных.

Жизнь после Excel: ЛИМС - система пишет «черный ящик» всех действий. Аудитор видит: «Пользователь Иванов И.И., 12.10.2023 в 14:35 изменил значение с 105 на 98. Причина изменения: Ошибка при первичном вводе, пересчитано по первичным записям». Это и есть Data Integrity.

Признак 5. «Ручная интеграция» с приборами

У вас стоит современный хроматограф за 10 миллионов рублей. Он выдает точнейшие результаты в своей программе. Что делает лаборант? Он смотрит на экран прибора и... перепечатывает цифры в Excel-файл на другом компьютере.

В XXI веке этот процесс выглядит абсурдно. Это не только потеря времени, но и еще одна точка входа для тех самых опечаток.

Диагноз: Электронные таблицы Excel — это изолированный остров, они не умеют «общаться» с вашим оборудованием.

Жизнь после Excel: ЛИМС - подключается к приборам напрямую. Результаты измерений автоматически «залетают» в нужную карточку образца в системе. Человек нужен только для того, чтобы валидировать (подтвердить) этот результат.

Заключение: Excel — это калькулятор, ЛИМС — это система

Если вы узнали свою лабораторию хотя бы в трех признаках из пяти, поздравляем: вы выросли. Ваши процессы стали слишком сложными для «плоских» таблиц.

Переход с Excel на Лабораторную информационную менеджмент систему (ЛИМС) — это не просто смена софта. Это переход от ручного управления к системному, от постоянного тушения пожаров к спокойной, прозрачной и контролируемой работе. Это и есть жизнь после Excel.